6 Planlama Tekniği ile Zaman Yönetimi

Yaşam | 336 Görüntülenme | 8 Dakika Okuma | 18 Nis 2021
Nüans Google Haberler Abone Ol

Yasaların işlemediği tek bir hırsız vardır ve bu hırsız insanoğlunun en değerli şeyini çalar: zaman…

Napolyon

Zamanı yönetme konusu yıllardır tartışılan bir konu olmakla birlikte birçok kişi için de büyük bir problem. Nedir sizce bu kadar zor olan? Hepimizin 24 saati varken neden bazılarımız tüm yapacaklarını yapıp üstüne bir de kendine vakit ayırabiliyorken, bazılarımız isteklerimiz ve zorunluluklarımız arasında mekik dokuyor? Gelin zamanı verimli yönetmek için uygulanan tekniklerden bahsederken aslında neyin bu verimsizliğe neden olduğuna bir bakalım.

1) Warren Buffett- 25/5 kuralı

Bu teknik, hayatımızda gerçekleştirmek istediğimiz 25 hedefi listelememiz üzerinedir. Kağıdımızı kalemimizi alıp yazıyoruz: Gelecekte veya genel olarak hayatımızda gerçekleştirmek istediğimiz 25 şey nedir? Sonra yazdığımız 25 maddeden en önceliğimiz olan ve en önemli gördüğümüz 5 tanesini ayırıyoruz ve geriye kalan 20 tanesini kafamızdan siliyoruz. Buradaki olayın temel noktası, zihnimiz yapılacak birçok şeyle meşgul ve tam olarak önceliklerimizi görmemiz
olanaksız. Bir anda çok fazla işe yetişebilmemiz, hatta yetişebilsek bile onu ne kadar verimli yapabileceğimiz meçhul. Belki de geriye kalan 20 tane şey zihninizi meşgul etmekten ve zihninizde yer kaplamaktan başka bir işe yaramıyor. 5 kritik madde bizim odaklanmamız gereken yer ve gerçekten o 5 maddeye tüm enerjimizi verdiğimizde aslında zamanın az değil kafamızın fazla dolu olduğunu görebiliriz. Bu liste değişebilir elbette. Örneğin bir sonraki yıl yeniden yaparsınız ve bu seferde başka çok değerli 5’ler bulursunuz kendiniz için.


2) Brian Tracy- Ye O Kurbağayı

“Zamanı boşa harcamanın en kötü yollarından birisi de, yapılmasına hiç gerek olmayan bir şeyi, çok iyi şekilde yapmaktır.” Bu teknik bize en zor, en itici gelen görevi ilk başta yapmamızı öneriyor. Zor olanlardan başlayın ki enerjiniz daha verimli bir şekilde aksın. Kolay işlerden
başlayıp zor olanları ertelediğinizi hayal edin. Zor kısma gelene kadar muhtemelen aklınızda ‘Ya tamam bunları hallettim de asıl zoru duruyor.’ fikri oluşacak. Odağınız tamken, (örneğin güne yeni başlarken) zor olanları bitirin ki en verimli hali yakalayabilin. Küçük işlere çok büyük bir enerjiniz kalmasa da o kadar zararlı çıkmazsınız.

Bu teknikle bağlantılı sayılabilecek bir hikaye örneği vermek istiyorum. Bir öğretmen sınıfa bir kavanoz getirir ve içini büyük taş parçalarıyla doldurur. Öğrencilere kavanozun dolup dolmadığını sorar ve “evet” cevabını alır. Daha sonra öğretmen çakıl taşları çıkarır. Çakıl taşlarını koyar ve sallayarak boşlukların dolmasına izin verir. Tekrar sorar ve bu sefer öğrenciler “tam
dolmadı” der. Bu olay yine öğretmenin aynı soruyu sorarak kum ardından da su koyarak kavanozu doldurmasına kadar devam eder. En sonunda öğrencilere gördüklerinizden ne çıkardınız?” diye sorar. Bir öğrenci, “ Yapılacak çok şey olsa da yenilerine her zaman yer vardır” der. Öğretmen hayır anlamında başını sallar ve “Büyük taşları ilk başta koymazsanız, sonrasında asla koyamazsınız” diyerek olayı özetler. Hayatınızdaki büyük taş parçalarını koymanız gereken yerde bunların yerini neler kaplıyor? Sizce etrafınızdaki bazı insanlar buna sebebiyet veriyor olabilir mi? Ya da bizzat siz, kendiniz çeşitli gereksiz alışkanlıklarla hayatınızdan çalıyor olabilir misiniz?

3) Pareto Prensibi

80’e 20 olarak da geçer. Bu oran şunu ifade eder: Bir işi yaparken harcadığınız emeğin %20’si ulaştığınız başarının yüzde %80ine tekabül eder. İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto İtalya’daki arazilerin %80’lik kısmına nüfusun %20’sinin sahip olduğunu gözlemlemiştir. Bu oranların çoğu durumda böyle bir etkiye sahip olduğu bulunmuştur. Daha sonra Pareto’nun bu gözlemi kuramsallaştırılmıştır. Ekonomi başta olmak üzere birçok yerde kullanılabilir ve tabiki zaman yönetiminde de! Şimdi bunu şöyle düşünelim: Bitirmeniz gereken bir iş var fakat bu işin kritik noktası ve belki de işi çok daha az zamanda bitirmenizi sağlayacak, öncelik vermeniz gereken bir kısmı var. Bu kısım tüm çabanızın %20’lik kısmına karşılık gelir ve aslında işin bitmesindeki payı %80’dir. Bunu detaylarda boğulmak olarak da düşünebilirsiniz. Siz en can alıcı kısma tüm
odağınızı verirseniz zaten istediğiniz verimi elde edeceksinizdir. Bunu bir iş olarak düşünmenin yanında hayatınız için genel olarak da düşünebilirsiniz. Hayatınızda zamanınızı ayırdığınız şeylerin yüzde yüzü size gerçek bir başarı, tatmin olma duygusu veya anlamlılık olarak geri dönmez. Gereksiz şeylere zamanınızın ve emeğinizin çoğunu harcamak yerine daha seçici olup hayatınızda asıl istediğiniz şeyi elde etmenizi sağlayacak kısma ağırlığınızı verebilirsiniz.

4) Parkinson Kuralı

“Bir iş, daima, bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar.”
Bu cümleyi şöyle özetleyebiliriz: Siz bir projeyi bitirmek için kendinize bir ay verirseniz, şüphesiz o proje bir ay sürmeyecek olsa bile bir ayınızı alacaktır. Kendinizi süre konusunda sınırlandırırsanız o şekilde bir çalışma düzenine girer ve o kadar çabuk bitirirsiniz. Vereceğiniz süreden yarısını verin ki, değerli zamanınız size kalsın.


5) Pomodoro Tekniği

Pomodoro Tekniği, Francesco Cirillo tarafından bulunan oldukça popüler bir zaman yönetim tekniğidir. 25 dakika süren bir çalışmadan sonra verilen 5 dakika mola bir pomodoro eder. Yani her 30 dakikada bir pomodoro tamamlamış olursunuz. Dikkatimiz çok uzun süreler dağılmadan duramıyor maalesef ve 25 dakika oldukça ideal bir süre. Dikkatiniz dağılmaya başladığında ufak bir mola vererek ikinci pomodoroya geçtiğinizde odağınızı tazelemiş olursunuz. Kaç pomodoro yapacağını bitireceğiniz işe göre ayarlamalısınız. 4 pomodoro bittiğinde 20-30 dakikalık mola vermek iyi gelebilir.

6) Eisenhower Matrisi


Bu teknik yapılacaklar listenizi dörde bölmenizi öneriyor. Bu çeyrekler şunlardan oluşuyor:

– Acil – Önemli: Bu kısım önceliğinizi vermeniz gereken şeylerdir.

– Acil değil – Önemli: Burada yer alanlar genelde uzun vadeli şeyleri içeren ve geleceğinizi etkileyecek şeylerdir. Planlı bir şekilde buradaki işleri yönetebilirsiniz.

– Önemli değil – Acil: Muhtemelen size bir katkı sağlamayacak iş yığınlarıdır. Birilerinin sizden rica ettiği şeyler olabilir. Gelen mailler, telefon vb. de olabilir. Yapma şansınız varsa başkasına devredin.

– Önemli değil – Acil değil: Bu kısım gerçekleşse de hayatınızda anlamlı bir fark oluşturmayacak şeyler olabilir. Bunları daha sonra yapmak için erteleyebilirsiniz veya listenizden eleyebilirsiniz.


“ Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli.”

Şimdi tüm bu tekniklerden yola çıkarak bu olayı kısaca şöyle özetleyebiliriz: Çalışan, çalışmayan, öğrenci istisnasız herkesin yapmak zorunda olduğu bir sürü işi var. Bunların yanında hayat yolumuzda gerçekleştirmek istediğimiz ekstra şeyler de var. Örneğin; bir insan kendi işinden bağımsız farklı bir alanda bulunup, orada güzel şeyler ortaya koyuyor veya koymak istiyor olabilir. Ayrıca tüm bu koşuşturmacanın yanında hobilerimize, sevdiklerimize ayırmamız gereken bir zaman dilimine de ihtiyacımız var. Genelde insanlar ya yeterince başarılı olamadıklarından ya da başarılı olsalarda bu sefer kendi sosyal hayatlarında dengeyi kuramamaktan yakınırlar. Zaman yönetme teknikleri kulağa fazla kuralcı geliyor olabilir. Ama bunları katı kurallardan ziyade değerli zamanınızın kontrolünü ele almanızı sağlayan küçük oyunlar olarak görebilirsiniz. Zaman yönetimi sürekli koşturmaca halinde olup sürekli bir şeylerle meşgul olmanızı değil, zamanınızı daha az yorularak, çok daha verimli kullanmanızı sağlar. Genelde bir şeyleri çook geniş zamanlara yayarak yapmak veya ertelemek anlık olarak iyi hissettirse de o iş kafanızda dönüp duracağından, boş vakitlerinizin doyuruculuğunu da alır götürür ve geride tatsız duygular bırakır. Ayrıca bir işi bitirmiş olmanın verdiği o tatminkar his oldukça ilgi çekici diye düşünüyorum. Umarım bize sunulmuş olan hayatın, sınırlı ama
bir o kadar da değerli zamanını en güzel şekilde geçiririz.

Kaynaklar: 1 2 3 4 5 6

Gözden Kaçırmayın

Amaç 11: Sürdürülebilir Şehirler ve Yaşam Alanları
Bir Ürünü Sürdürülebilir Kılan Nedir?
Blockchain Geleceğin Omurga Teknolojisi mi?
Tek Tük Perdelik Hayat: Nilgün Marmara